|
1. Pengertian Organisasi
Apakah arti organisasi? organisasi
dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu
ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang
dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti
organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita
lakukan sendirian, dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan
tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak akan tercapai,
organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat
menjadi sumber karier yang penting.
Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan
sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat sehingga
organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka. Secara umum
organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan orientasi
laba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa (baik
perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak
berorientasi laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah,
sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.
Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk
mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur lainnya yang ada didalam
organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.
2. Pengertian Manajemen
Semua bentuk organisasi dimana
orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan,
membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian
tujuan menjadi lebih mudah.
Secara spesifik ada tiga alasan
utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:
1. Mencapai
tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.
2. Menjaga
keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen
menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan
di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders)
seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.
3. Mencapai
efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran
prestasi organisasi.
Menurut Peter Drucker efisiensi
adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right) dan
efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).
Efisiensi merupakan kemampuan
untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan biaya-biaya yang
ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari sumber daya yang
diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas
merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan
dan merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana
tugas atau tujuan telah dicapai.
Yang
dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan
dengan usaha, biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi
adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas
adalah penyelesaian tugas-tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi
atau bisa juga dikatakan efektivitas adalah kemampuan untuk memilih
tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan yang benar.
Sebagai
ilustrasi kita ambil contoh misalnya belakangan ini banyak manajer gagal memantau
salah satu hasil usaha yang sangat penting, yaitu efisiensi. Sebagai
contoh Kantor Pos Pusat di Jakarta untuk mencari paket kiriman yang hilang
dari Jakarta ke Surabaya melakukan 5 panggilan telpon dari divisi yang
terpisah ke kantor pos Surabaya. Hal ini jelas kurang efisien. Jalan
keluar yang terbaik adalah divisi pengiriman paket menelpon langsung siapa
kurir yang bertugas mengirimkan paket tersebut ke Surabaya. Akan tetapi efisiensi
saja tidaklah cukup untuk memastikan keberhasilan. Oleh karena itu, selain
peduli dengan efisiensi, para manajer juga harus berusaha untuk
mencapai hasil yang efektif. Selama bertahun-tahun perusahaan Chrysler
Motor mengalami penurunan penjualan, pangsa pasar dan keuntungannya, walaupun
mobil-mobil yang dibuatnya sudah sangat efisien. Kemudian perusahaan
tersebut melakukan inovasi baru dengan memproduksi mobil rancangan pemenang
lomba yang telah dirancang ulang, sehingga menarik minat pembeli. Setelah itu
Chrysler Motor mulai memperoleh kembali pangsa pasar dan keuntungannya. Ini
menunjukkan bahwa Chrysler Motor berusaha untuk efektivitas, yaitu
menyelesaikan tugas-tugas yang dapat menolong pencapaian sasaran organisasi.
Kerja merupakan kegiatan yang menghasilkan nilai bagi
orang lain maupun diri sendiri. Bekerja dengan baik sehingga mampu memberikan
kesejahteraan bagi masyarakat dan diri sendiri mengarahkan organisasi
terhadap kebutuhan manajemen.
Apakah Manajemen itu ?
Begitu luasnya pengertian manajemen sehingga tidak ada
definisi yang secara konsisten digunakan oleh semua orang. Dalam hal ini dua
definisi manajemen dikemukan sebagi berikut :
1. Mary
Parker Follet, manajemen merupakan seni (art)
dalam meyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
2. James
AF Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
3. Luther
Gullick, manajemen suatu ilmu (science).
4. James
H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich,
manajemen adalah proses dari seseorang atau beberapa individu untuk
mengkoordinasi kegiatan-kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil yang
tidak dapat dilakukan seorang individu saja.
5. Karthryn
M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk
mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari
empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing),
memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).
6. Chuck
Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua
pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan
teknis di lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti
seorang manajer tidak memiliki kemampuan teknis).
7. Murti
Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses
yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk
menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya
manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam
perusahaan meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan,
mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan
efektif.
Berdasarkan
uraian tersebut manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-orang
dengan memanfaatkan sumber daya-sumber daya organisasi untuk menentukan,
menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau
proses fungsi-fungsi POLC (Planning, OrganizingLeading, Controlling).
Apakah Manajer itu ?
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas hasil
kerja orang-orang yang ada di dalam organisasi. Manajer sebagai perencana,
pengorganisasi, pemimpin dan pengendali pelaksanaan aktivitas sehari-hari
organisasi.
Stoner menyatakan bahwa manajer adalah :
1. Manajer
bekerja dengan dan melalui orang lain.
2. Manajer
bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan.
3. Manajer
menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan prioritas.
4. Manajer
harus berpikir secara analitis dan konseptual.
5. Manajer
adalah mediator.
6. Manajer
adalah politikus.
7. Manajer
adalah diplomat.
8. Manajer
adalah symbol.
9. Manajer
harus mampu mengambil keputusan yang sulit.
“Seorang
manajer yang efektif adalah seorang manajer yang mampu membuat suatu
pekerjaan terselesaikan dan menjaga tingkat kepuasan yang tinggi di tempat
kerja.”
Pengamatan
menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik
adalah seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan
oleh seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh
perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam
keseluruhan fungsi manajemen.
Tingkatan dan Tipe-tipe Manajer
Jenis manajer dalam organisasi
dapat diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk, yang pertama Manajer
berdasarkan tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua berdasarkan
lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya.
Berdasarkan tingkatan manajemen organisasi, manajer terdiri dari manajer
puncak (top manager), manajer menengah (middle manager),
manajer bawah (lower manager atau first-line manager), dan
pemimpin kelompok (group leader).
Top manager efektif
adalah seorang pemikir strategis yang berorientasi ke depan yang membuat
banyak keputusan dalam kondisi yang tidak pasti dan penuh persaingan. Manajer
puncak ( chief executive officer, chief operational officer, direktur utama,
presiden direktur, vice-president, president) terdiri dari kelompok yang
relatif kecil , bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen organisasi.
Menetapkan kebijakan operasional dan membimbing proses interaksi dengan
lingkungan organisasi. Top manager bertanggung jawab untuk menciptakan
kondisi penting untuk perubahan, membantu karyawan untuk bertanggung jawab
kepada perusahaan, bertanggung jawab untuk menciptakan budaya posistif
organisasi melalui bahasa dan tindakan dan bertanggung jawab mengamati
lingkungan usahanya.
Middle manager efektif
adalah seorang yang mampu mengembangkan dan menerapkan rencana kerja yang
sesuai dengan tujuan dari tingkatan yang lebih tinggi, berorientasi pada
kelompok dan bekerja sama serta mengkoordinasi kegiatan antar unit dalam
organisasi serta mampu menerapkan perubahan atau strategi yang diciptakan
oleh manajer puncak. Manajer menengah (kepala, manajer divisi, manajer
cabang, manajer pabrik, dekan).
First-Line Manager efektif
adalah seseorang yang mampu mengelola kinerja satu unit kerja yang dapat
menyelesaikan tugas dan tanggungjawab jangka pendek yang sesuai dengan rencana
middle dan top manager. Manajer lini pertama (supervisor atau pemimpin
kelompok).
Pemimpin
Kelompok adalah jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang
dikembangkan semenjak perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri.
Pemimpin kelompok mengarahkan pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas
kelompok ke arah pencapaian sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja
kelompok, mengelola hubungan luar dan hubungan dalam kelompok.
Berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di
bawah tanggung jawabnya, manajer terdiri dari manajer fungsional dan manajer
umum.
Manajer fungsional
yaitu manajer yang bertanggung jawab atas satu bidang kegiatan tertentu
seperti keuangan, pemasaran, produksi, personalia, akuntansi atau penjualan.
Manajer umum membawahi
semua kegiatan suatu unit seperti sebuah cabang, perusahaan terpisah atau
bagian operasional terpisah yang memiliki bagian produksi, pemasaran,dan
keuangan sendiri.
Fungsi Manajemen
Empat fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus
dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan
atau yang dikenal sebagai proses manajemen adalah sebagai berikut :
Perencanaan
(planning).
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta
langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan
sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan
mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.
Pengorganisasian
(organizing).
Proses
pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara
terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana
yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa
yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja
untuk siapa.
Memimpin (leading)
Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja
dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai
rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada
karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.
Pengendalian
(controlling).
Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil
sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan
koreksi yan diperlukan.
Belakangan
ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.
Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan
manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss,
sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin
kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer
gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan
masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya
lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih
mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat
fungsi manajemen klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan
antara manajemen gaya baru dan gaya lama adalah sebagai berikut:
·
Membuat sesuatu terjadi (making things happen)
·
Menghadapi persaingan (meeting the competition)
·
Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing
people, project, & process)
·
Memimpin (leading)
Fungsi-fungsi
tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya.
Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi
merencanakan (planning) dan mengendalikan (controlling). Untuk
‘membuat sesuatu terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran
yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja serta
melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi
persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap
bersaing di tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini.
Ketiga, tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisir orang, proyek, dan
proses’ maka perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat
membuat sesuatu terjadi). Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan
kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru bersama
karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan
suatu gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan
termotivasi dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti
kesetiaan dan dukungannya.
Peranan
Manajer Dalam Organisasi
Dalam melaksanakan tugas
sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan
organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :
1). Peran interpersonal,
yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan berbagai pihak yang
akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam perusahaan
maupun pihak luar perusahaan.
a. Peranan figure bapak (Figurehead)
Simbol pemimpin perusahaan;
diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan
social, contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung,
penandatanganan surat resmi,dst.
b. Peranan Pimpinan (Leader)
Bertanggung jawab untuk memotivasi
dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih,
dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang
melibatkan bawahan.
c. Peranan Penghubung (Liaison)
Memelihara suatu jaringan kontak
luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh : membalas
surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan puhak-pihak
luar.
2) Peran informasional,
yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan
informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru bicara.
a. Memantau (Monitor)
Manajer selalu aktif mencari
informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca
terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.
b. Penyebar (Disseminator)
Manajer mendistribusikan informasi
yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan
mampu mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh : Mengadakan
pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon untuk meneruskan
informasi.
c. Jurubicara (Spokesman)
Manajer sebagai wakil organisasi
dalam menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh : menyelenggarakan rapat
dewan, memberikan informasi ke media.
3). Peran pengambil keputusan,
yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat
keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat kesempatan yang ada.
a. Kewirausahaan (Entrepreunership)
Manajer mengambil
keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan
usaha dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan
prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.
b. Pengendali gangguan (Disturbance
Handler)
Manajer diharapkan bisa
menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh :
mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan
kritis.
c. Pengalokasi sumberdaya (Resource
Allocator)
Manajer harus mengalokasikan
sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien,
contoh : penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan kegiatan apapun
yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.
d. Perunding (Negotiator)
Manajer melakukan negosiasi dengan
pihak-pihak yang berkaitan, contoh : berperan serta dalam perundingan kontrak
serikat pekerja.
Keterampilan Manajerial
Keterampilan atau skill
merupakan kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam praktek
sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan
manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak
keterampilan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang
memungkinkan manajer bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di
tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga
kategori sebagai berikut :
1). Keterampilan Kemanusiaan
(Human Skill)
Keterampilan
kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar
manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali
diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik
jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan
untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan.
Dengan komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan
mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya.
Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas,
menengah, maupun bawah.
2).
Keterampilan Teknis (Technical Skills)
Keterampilan
ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah.
Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan
keterampilan teknis lainnya.
3). Keterampilan Konseptual (Conceptual
Skill)
Kemampuan untuk merinci
permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat
dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak
dari setiap permasalahan bagi orang lain.
Sebagai tambahan, keterampilan
yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah sebagai berikut :
4) Keterampilan Motivasi (Motivation
Skill)
Kemampuan untuk memberikan
dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat melakukan sesuatu sesuai dengan
yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena telah
diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk
menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.
5. Keterampilan
Teknologi Informasi
Keterampilan yang dalam hal ini
penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan
mengoperasikan komputer.
Kecakapan manajerial adalah suatu
keterampilan atau karakteristik personal yang membantu tercapainya kinerja
yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi personal yang
diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :
1. Leadership,
kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas.
2. Self
objectivity, kemampuan untuk menilai diri
sendiri secara realistis.
3. Analiytic
thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan
segala macam bentuk informasi.
4. Behavioral
flexibility, menyesuaikan perilaku dalam
mencapai tujuan.
5. Oral
Communication, kemampuan mengemukakan pendapat
secara jelas dalam berbicara.
6. Written
Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat
dengan baik secara tertulis.
7. Personal
Impact, menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang.
8. Resistances
to stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.
9. Tolerance
for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam
situasi yang tidak menentu.
Pendapat:
Hal yang berbeda antara organisasi
dan manajemen adalah organisasi sebagai alat atau wadah sekelompok orang
dalam mencapai tujuan tertentu, sedangkan manajemen lebih mengarah kepada
pengaturan atau pengelolaan untuk mencapai tujuan tersebut, adapun persamaan
dari organisasi dan manajemen ialah sama-sama memiliki sasaran dan tujuan
tertentu yang ingin dicapai.
|
https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar